25. 4. 2016

Nechte počítač pracovat za vás, aneb Na automatické kroky tu jsou aplikace a programy

Pozice učitele není jen o výuce ve třídě, ale také o komunikaci s rodiči, spolupráci s ostatními učiteli (např. prostřednictvím soc. sítí, komunit a budováním osobního vzdělávacího prostředí) nebo o tvorbě výukových materiálů. Mnohé z těchto uvedených činností vyžadují opakující se kroky, např.:
  1. vkládání podpisu do e-mailu, opakované vkládání sousloví či data;
  2. sdílení příspěvků do různých sociálních sítí;
  3. ukládání úkolů z Gmailu do elektronického "úkolníčku";
  4. kopírování a vkládání čistých textů, tj. vložit jako prostý text.
Tyto čtyři výše uvedené body lze zautomatizovat, tj. instalovat si program nebo využívat po přihlášení online aplikaci, která tyto činnosti udělá úplně sama, nebo s vaší malou dopomocí.

Určitě si tímto článkem nekladu za cíl pokrýt celou nabídku, ale spíš (jak už je v PEPOUŠově nápadníku zvykem) podělit se o své dobré zkušenosti, které jsem získala.

1. Opakované vkládání slov, sousloví, vizitky či podpisu, data – AutoHotkey

Po instalaci tohoto programu si vytvoříte jednoduchý script, resp. soubor v textovém editoru, který pak bude dělat práci za vás. Velmi podrobný návod, jak si script vytvořit, najdete v článku D. Gamrota Kdo ještě neznáte AutoHotkey?. Nebojte se, není to tak složité, jak to zpočátku vypadá. Opravdu stačí jen dobře vytvořit jeden script, správně ho uložit a pak už to jede úplně samo.

Základní struktura vytvořené zkratky: ve dvojitých dvojtečkách je zkratka, kterou pak vyvoláte příslušný text, který ve scriptu následuje za druhými dvojitými dvojtečkami.
Ukázka: 
::pdp::S pozdravem Pavlína Hublová

Moje tipy na scripty 

Pozn.: některé se překrývají s tipy D. Gamrota, ale to je pochopitelné. Každopádně je stačí jen zkopírovat, poupravit na vaše data a vložit do vašeho scriptu:

Podpis a vizitka

::pdp::S pozdravem Pavlína Hublová
::vzt::S pozdravem Hublová Pavlína, Mgr., mobil: 7777 69 418, web: http://tinyurl.com/pepous, blog: http://inapadnik.blogspot.com, Hangout: PavkaHu@gmail.com, ICQ: 649756128

Opakující se sousloví do e-mailu:

::ds::Děkuji za spolupráci.
::dd::Dobrý den
::dc::Doporučujeme: 
::eml::e-mail

Datum a čas (včetně dne slovem)

; - Insert Date Time stamp
::dtm::
   FormatTime, xx,, dddd d. MMMM yyyy ; This is one type of the date format
   SendInput, %xx%
Return

Dobrá rada na závěr: používejte cloud

Pokud používáte víc zařízení jako já, tj. pracujete na více počítačích, pak doporučuji script uložit do cloudového úložiště (já používám Dropbox). Máte tak jeden script pro oba/všechny stroje, takže stačí úprava jednou a všechny stroje ji pak akceptují (stačí dát jen reload script na každém stroji).

2. Sdílení příspěvků do různých sociálních sítí (a mnoho dalšího) – IFTTT

Tato aplikace a vám bude možná líbit ještě víc, protože je z mého pohledu jednodušší na nastavení. Stačí si vybrat podle obrázků jednotlivé sítě či nástroje (např. Gmail, Evernote apod.) a podle jednoduchého pravidla si automatizaci nastavit. 
A nebo (jako já) si vyhledejte všechny již vytvořené automatické nástroje, které jsou veřejné a vybírejte.

Podrobnosti k využívání služby najdete v článku D. Gamrota ve zdrojích.

Když na jedné síti, tak i na druhé

Nevyhovuje mi, když někdo sdílí automaticky na všech sítích stejné příspěvky. Ovšem někdy sdílím takový příspěvek, který se na vybranou síť přeci jen hodí. Mám takto automatické přeposílání z Twitteru na FB a LinkedIn, ale jen v případě, že do příspěvku na Twitter dám konkrétní tag:

Když napíšu příspěvek, tak ať to vědí všichni na relevantní síti

PEPOUŠův nápadník je blog, který mé práci a zaměření něco vypovídá. Proto je pro mě důležité, aby byl každý nový příspěvek také sdílen na LinkedIn (a určitě to jde i na další sítě, jen hledat):

Když mě něco zaujme...

Zajímavé příspěvky je třeba si v klidu přečíst a uložit. A když o tom ještě i dám vědět na Twitteru, tak prima:

hvězdička u tweetu znamená, že se odkaz pošle do aplikace Pocket a já si ji pak v klidu přečtu na tabletu
veřejná záložka uložená v Diigo a automaticky sdílí na Twitteru

Z kalendáře do úkolníčku

Abych nezapomněla na nějakou schůzku v kalendáři, zobrazí se událost jako úkol v úkolníčku Wunderlist (podmínkou použití podobného nástroje je Gmail a možnost zasílat úkoly do elektronického úkolníčku e-mailem).

Dobré rady na závěr

Není nutné si hned nastavit velké množství nástrojů, protože pak se vám může stát, že prostě zapomenete, co a jak jste si nastavili a následně jste nemile překvapeni.

Dále je třeba si uvědomit, že aplikace je zdarma, takže jednak nemusí vždy fungovat k vaší plné spokojenosti a také, že k využití kterékoli její služby je třeba zadat přihlašovací údaje a souhlasit, že za vás smí aplikace konat.

3. Ukládání úkolů z Gmailu do elektronického úkolníčku

Někdy vám plynou úkoly ze zaslané zprávy, někdy slíbíte něco udělat v odpovědi na e-mail. Obě tyto varianty řeším tak, že si e-maily ukládám do úkolníčku (v současnosti je to Wunderlist) a to dvě způsoby:
  1. pokud slibuji v odpovědi, že něco udělám (popř. potřebuji zkontrolovat, že bude splněn úkol, který jsem v e-mailu zadala), pak do skryté kopie vložím speciální e-mailovou adresu, prostřednictvím které se mi zpráva uloží do úkolníčku do mého inboxu (přijaté nezařazené úkoly). Při denní kontrole pak úkol doplním o termíny a tagy a zařadím.
  2. pokud mi přijde e-mail s úkolem a já jej v dané chvili/den nemohu řešit, klepnu na hvězdičku a speciální script uložený v Google Disku celou zprávu přepošle automaticky na e-mail úkolníčku, resp. přiřadí příjemce (e-mail úkolníčku) a odešle. V úkolníčku pak mám v inboxu text zprávy včetně odkazu na samotný e-mail. Stačí tedy opět doplnit o termíny, tagy a zařadit.

Tvoříme script v Google Disku

  1. V Google Disku klepněte Přidat > Více > Google Apps script (pokud jej nenajdete, klepněte Přidat další aplikace, vyhledejte a instalujte) > Nový projekt.
  2. Zkopírujte text níže a pouze nahraďte tučně zvýrazněné e-mailem, kterým lze zasílat do vašeho úkolníčku úkoly (zrušte odtučnění).
  3. Klepněte na ikonu hodin a nastavte, jak často má script váš Gmail kontrolovat (každou hodinu?).
  4. Uložte. 
<code>
function createTaskFromStarred() {
var threads = GmailApp.search('is:starred');
for (var h = 0; h < threads.length; h++) {
var messages = threads[h].getMessages();
for (var i = 0; i < messages.length; i++) {
if (messages[i].isStarred())
{
Logger.log(messages[i].getSubject());
GmailApp.sendEmail('xxx.1234567@email.com', 
'/AR ' + messages[i].getSubject() + ' %Gmail', 
'https://mail.google.com/mail/u/0/?shva=1#inbox/' + messages[i].getId() + '\n\n' + messages[i].getPlainBody());
messages[i].unstar();
}
}
}
}
</code>

4. Vkládání čistého textu – HovText

Jednoduchý prográmek, který vám umožní vkládání očištěného textu. Je možné ale podle potřeby program i vypnout, když chcete ponechat formátování v původní podobě.

Zkratka CTRL+C vám tak vystačí jak pro čistý text, tak pro text formátovaný.

Zdroje a odkazy:

Kdo ještě neznáte AutoHotkey?. (2015). [online] Daniel Gamrot. Available at: http://danielgamrot.cz/autohotkey-automatizace-psani-klavesove-zkratky/ [Accessed 25 Apr. 2016].

Automatizace práce s IFTTT. (2015). [online] Daniel Gamrot. Available at: http://danielgamrot.cz/automatizace-prace-prostrednictvim-ifttt/ [Accessed 25 Apr. 2016].

Toodledo : Forums : Tips & Tricks : Create task from starred message in Gmail. (2016). [online] Toodledo. Available at: https://www.toodledo.com/forums/3/20259/0/create-task-from-starred-message-in-gmail.html [Accessed 25 Apr. 2016].

2 komentářů:

  1. Díky za tipy.
    *AutoHotkey znám a používám. Můžu potvrdit, že je to fakt super věc a shodou okolností mám soubor se skripty taky na dropboxu :)
    *IFTTT jsem několikrát zkoušel používat, ale nikdy mi nepřirostlo k srdci a navíc jsem měl pocit, že není 100% funkční. Možná opět přišla chvíle, abych to zase zkusil.
    *V práci nemůžu používat gmail jako služební e-mail *grrr*, ale našel jsem "Evernote clipper pro outlook" a tak si to posílám do Evernote (který používám i jako úkolovníček) a jsem spokojený.

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Děkuju za doplnění zkušeností a nový tip.

      Vymazat

Upozornění: Váš komentář se ihned zobrazí pro všechny návštěvníky stránek.