11. 5. 2016

Google tabulky: Co jsem se musela naučit nového

Nedávno jsem dostala vytištěnou tabulku a rozhodla jsem se, že ji přetvořím do Google tabulek (spreadsheet). Narazila jsem na věci, které jsem nejprve musela vygooglit, aby byl výsledek dokonalý. Třeba se vám mé tipy také budou hodit (další tipy na zajímavé funkce v dřívějším příspěvku).

Jak odstranit zbytečné řádky a sloupce?

Nejprve jsem se pokusila využít doplňku Remove Blank Rows. Bohužel mi to odebralo i řádky, které jsem měla v tabulce kvůli pěknému vzhledu.

Věděla jsem, že lze sloupce a řádky odebrat prostým smazáním (viz níže), ale také jsem věděla, že smazané sloupce/řádky jsou okamžitě nahrazeny těmi následujícími (a přejmenovány). Nicméně stačí drobnost a jde to, protože tabulka není nekonečná :)
  1. Klepněte na název sloupce řádku, který už nepatří do vaší cílové tabulky (např. pokud vaše tabulka končí sloupcem E, klepněte na název sloupce F).
  2. Podržte klávesu SHIFT.
  3. Posuňte posuvník tabulky až k poslednímu sloupci (zřejmě to bude Z) a klepněte na jeho název.
  4. Pravým tlačítkem myši klepněte na některý z označených názvů sloupců a zvolte Odstranit sloupce.
Obr. 1

Totéž uděláte u řádků (standardně má tabulka Google 1000 řádků).

Jak vložit do tabulky text otočený svisle?

Někdy je dobré sloučit buňky a následně vložit text svisle (většinou budete používat v případě, že je tabulka složitější a chcete ji pak vytisknout na výšku). Řešení mi sice připomíná drbání se levou rukou za pravým uchem, ale funguje...
  1. Klepněte do vybrané buňky/sloučených buněk a zvolte Vložit – Nákres.
  2. Zde zvolte Textové pole (obr. 2, označení 1) a text, který chcete mít v buňce napište. 
  3. Chytněte myší kolečko v horní části textového pole a otočte na 270 stupňů (2).
  4. Textové pole posuňte tak, aby bylo v rohu nahoře (3). Dobré je, abyste "orámování textu" maximálně zmenšili, nenechali tedy rámec textového pole příliš velký.
  5. Potvrďte (4).
  6. V tabulce můžete textové pole posouvat jako samostatný objekt a upravit jej podle potřeby (obr. 3). 
Obr. 2

Obr. 3

Jak předat vzor tabulky někomu dalšímu?

V podstatě jsem našla dvě cesty:
  1. automatická kopie rovnou v odkazu
  2. náhled v šablonách a možnost vytvořit kopii klepnutím na tlačítko
Samořejmou podmínkou je, že uživatel, který si vytváří kopii vaší tabulky má účet Google.

Automatická kopie v odkazu

  1. Nastavte sdílení tabulky minimálně na Všichni s odkazem mohou zobrazit.
  2. URL adresu, která se vám vygeneruje upravte tak, že slovo edit přepíšete na copy.
Ukázka (odkaz nebude funkční, je jen na ukázku):
  • původní vygenerovaný odkaz: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1r9jJtU9mhNAJppQV6p8_AQYFhhg445z5Z1yHfAqlfAM/edit?usp=sharing
  • upravený odkaz: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1r9jJtU9mhNAJppQV6p8_AQYFhhg445z5Z1yHfAqlfAM/copy?usp=sharing

Náhled v šablonách

Jsem stará struktura, takže se snažím stále ještě používat šablony Google (https://drive.google.com/templates). Dokonce mám na tuto stránku samostatný odkaz v záložkách.
Pokud vytvořím nějaký dokument, který budu opakovaně používat, nahraji ho jako šablonu. Následně jeho kopie vytvořím právě přes šablony.

Po nahrání šablony (vpravo nahoře najdete proklik Odeslat šablonu a počítejte s tím, že chvilku trvám než se šablona zobrazí mezi nahranými) stačí jen klepnout na tlačítko Náhled a zkopírovat odkaz z URL řádku v prohlížeči. Kdokoli, kdo dostane váš odkaz, si šablonu prohlédne, a pokud usoudí, že se mu dokument bude hodit, klepne na tlačítko Použít tuto šablonu.

Ukázky některých mých šablon (zdůrazňuji, že musíte být přihlášeni do účtu Google, nebo se do něj v dalším kroku přihlásit, jinak šablony nezobrazíte ani v odkazovaném náhledu):

Dvě doporučení pro práci se šablonami:

  1. Vytvořte si samostatnou složku, kam si dokument/tabulku/prezentaci–šablonu uložíte dřív, než ji zveřejníte mezi šablonami a kde ji nikdy nesmažete. Přesunem cílového dokumentu by se mohlo stát, že šablona nebude k dohledání.
  2. Pokud upravíte tento zdrojový dokument/tabulku/prezentaci, upraví se i sdílená šablona.
Nějaké vaše tipy pro práci s tabulkami Google? Nabídněte v komentářích...

2 komentářů:

Upozornění: Váš komentář se ihned zobrazí pro všechny návštěvníky stránek.