18. 8. 2014

Nový Google Disk a několik tipů pro práci se složkami

Pokud používáte Google Disk tak jako já, tzn. denně, pak se vám může nahromadit množství dokumentů a je třeba je zatřídit. Samozřejmě k tomu využíváte složky...
Složek nechci mít moc, protože pak by následoval (alespoň v mém případě) opět chaos. A tak se snažím mít jen omezený počet složek, ale o to víc pak různých podsložek.

Složky a podsložky. Někomu mohou pomáhat i barvičky.

Tip č. 1: Pokud si chcete složky řadit podle důležitosti očíslujte je.

Když se pak objeví nová složka, která by snad důležitostí převyšovala již nějakou vytvořenou, použijte za číslo ihned písmeno. Budete tak mít vpředu nejčastěji používané složky, a teprve pak následně seřazené složky podle abecedy (= standardní nastavení Google Disku).

Dokumenty se snažím maximálně ukládat do složek. Už dva dokumenty ke stejnému tématu/osobě nebo třídě patří do samostatné složky. V přehledu složek velmi snadno získám odkaz na celou složku.

Odkaz na složku získáme prostřednictvím ikony na liště (nebo po kliknutí pravého tlačítka na složku).

Tip č. 2: Ukládejte si odkazy na celé složky, ne na konkrétní dokumenty.

Pokud používáte jakýkoli typ elektronického úkolníčku, s největší pravděpodobností si ukládáte i URL adresy příslušných materiálů, např. důležité dokumenty uložené/vytvořené v Google Disku. Ve chvíli, kdy máte dokument uložený ve složce (třeba proto, že přibyl ještě další důležitý materiál, který s dokumentem souvisí), změňte si odkaz na celou složku. Nezapomenete tak alespoň jedním okem zkontrolovat všechny relevantní dokumenty k danému úkolu.

Někdy není snadné rozhodnout se, do které složky dokument patří. Nevadí, uložte si jej do více složek.
Nejprve si ukažme, jak je možné dokument ULOŽIT do zvolené složky:

Dvě varianty, jak vyvolat okno pro přesun (a uložení) dokumentu do složky.
Ukládání můžeme vyvolat kliknutím na lištu s ikonami nebo pravým tlačítkem myši na dokument. Pokud máme soubor již otevřený, pak stejné tlačítko v sekci Soubor / Přesunout soubor do složky. Vyvoláte dynamické okno, prostřednictvím kterého volíte umístění dokumentu do složky.

Tip č. 3: Přidejte jeden dokument do více složek.

Pokud se nemůžete rozhodnout, kam vlastně dokument patří, přidejte jej do více složek. Provedete to tak, že po označení dokumentu zvolíte klávesovou zkratku SHIFT + Z. Nabídne se Vám podobné okno, jako když ukládáte do složky, ale červené tlačítko bude mít popisek Přidat.
Dokument tak snadno přidáte do další zvolené složky.
Důležité je, že se netvoří kopie, tj. při úpravě dokumentu se změny projeví ve všech složkách, kde je dokument uložen.

A takto radí Google Guru:

Jaké jsou vaše tipy pro práci se složkami v Google Disku?

7 komentářů:

  1. Pěkně jsi to sepsala, v češtině toho moc není. A taky jsem si konečně přepnula nový Disk :)

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Přiznám se, že mi chvilku trvalo, než jsem si zvykla na nový vzhled. Některé funkce přibyly, některé marně hledám... Prostě klasika při nečekané aktualizaci.
      Ale určitě doporučuju chvilku zkoušet nový vzhled, a pak se třeba rozhodnout (jestli mezitím možnost volby nezmizí).

      Vymazat
  2. Mně se ještě osvědčilo hvězdičkovat nejdůležitější dokumenty, které často používám. Kliknutím na "Starred" je mám ihned k dispozici. A samozřejmě i "Activity stream", kde vidíme přehledně dokumenty, které editovali spolupracovníci.

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Děkuji za doplnění. Hvězdičky mi moc nepomáhaly, protože jsem si po čase nepamatovala, co jsem "ohvězdičkovala", takže nakonec jsem skončila u vyhledávání :)
      Nový sloupec Aktivita je báječný a výrazně ulehčil práci s dokumenty. Možná o něm také někdy napíšu - tedy jestli už nejsou kvanta takových popisků publikována.

      Vymazat
  3. Místo čísel stačí podtržítko na začátku názvu souboru, adresářů co nejméně, názvy bez diakritiky a popisné, klidně do 120 znaků, pak můžeme hledat přímo podle názvu, i podadresářů, co nejméně, v rámci adresáře rozlišeno jen v názvu souboru (použijete hromadné přejmenování a filtr, viz níže). Pokud čísla, tak dvoumístná, kvůli řazení, ale v manažeru si stejně můžete setřídit adresáře podle data poslední změny...

    Místo webového rozhraní lze použít manažer souborů, např. FreeCommander XE, užitečné funkce: filtr názvu souboru, záložky, hromadné přejmenování ALT+M, hledání ALT+F7 doplněné filtrem na výsledky. Pokud máte stovky souborů, jinak to nejde. Soubory jsou v C:\Users\JMENO UZIVATELE\Disk Google\

    Pro třídění Google souborů pole Popis (http://gappstips.com/docs-tips/view/70/add-a-description-to-your-google-docs), vpravo v panelu Dodrobnosti: https://drive.google.com/?tab=wo&authuser=0#my-drive, pro jiné formáty pak jejich metadata/štítky.

    Adresáře na hrubé dělení, štítky pro třídění. Adresář Shared s podadresáři pro sdílené položky s úpravami, zbytek je převážně soukromý.

    Na odkazy Diigo, do Google dokumentů jen odkaz na některý Diigo seznam nebo Google složku, raději ne jednotlivě, neuhlídáte změny.

    Na fotky Flickr (1 GB zdarma), popř. G+, na videa Youtube, ne Google disk, kde zabírají místo.

    OdpovědětVymazat
  4. Google Disk dnes nabízí vynikajících 15 GB místa, konečně začal řešit i fotky a snad se dočkáme až bude mít jednu aplikaci fotky na místo dvou jako je tomu nyní. Sepsal jsem o tolm článek zde http://bigdrobek.com/google-disk-kancelarske-programy-zdarma-a-online/

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Děkuji za aktualizaci. Věřím, že si čtenáři přečtou i Vaše doplnění.

      Vymazat

Upozornění: Váš komentář se ihned zobrazí pro všechny návštěvníky stránek.