Poznámky, připomenutí, úkoly aneb Jak být důsledný učitel

[03.02.2013]
Když jsem si rovnala v hlavě znaky kvalitního učitele, na jednom z prvních míst (pokud ne úplně na prvním místě) jsem vždy měla důslednost. Spravedlnost a důslednost.

Z toho ale vyplývá, že pokud chci být důsledná, pak nesmím zapomínat. A pokud si přeci jen všechno nepamatuji (což je zcela logické a nesouvisí to s věkem), pak je třeba si někam všechny úkoly a poznámky zapisovat.

[20.04.2014]
Aktualizace: Přidány další dva tipy na elektronické "úkolníčky".

Blok, kalendář nebo diář

Jistěže je nejlepší sáhnout po tom, co mám neblíže po ruce. V mém případě to byl diář, který jsem nosila stále u sebe.

Každý den měl svou samostatnou stránku, takže pokud jsem zadala třídě, skupině nebo konkrétnímu žákovi nějaký úkol, ihned jsem si ho poznačila ke dni, kdy měl být splněn. Pak už jen stačilo, abych v ten konkrétní den mrkla do diáře a hned mi bylo jasné kdo měl co udělat a odevzdat. Pokud odevzdal, škrtla jsem ho; pokud neodevzdal, přepsala jsem si ho na další den, na kterém jsem se dohodli.

Pokud bych v té době měla tablet, bylo by rozhodnuto. Jednoduchý diář by byl jistě součástí základního vybavení a zapisování by bylo stejně snadné jako do papírové verze.

Přeplněná RAM paměť

Čas od času se mi stávalo, že jsem se dostala do situace, že jsem nevěděla co dřív. Hlavou mi vířily všechny úkoly, které je třeba ten den udělat. Nebyla jsem schopná si v tom udělat pořádek a nějak rozumně začít plnit úkoly. A nejednalo se jen o povinnosti související se třídou - byly i jiné povinnosti, které souvisely s mými dalšími úlohami v rámci školy, další lektorské závazky, rodinné úkoly apod. Najednou se všechno sešlo a mým jediným úkolem bylo NEZAPOMENOUT vše, co je třeba udělat.

A tak se můj mozek zabýval tím, co nesmí zapomenout a už nemohl pracovat na řešení daných úkolů.

Zde mi velmi pomohla metoda GTD (Getting Things Done) (v tomto článku si opravdu nekladu za cíl popsat všechny tipy této metody; v závěru článku nabízím dva zajímavé odkazy s podrobnějšími informacemi k této metodě).

Jak tedy řešit nastalou situaci? Velmi jednoduše - vše si zapsat. Věřte mi, mozku se nesmírně uleví - už si nebude muset všechno pamatovat, ale bude mít kapacitu na řešení.

Když mám k dispozici počítač/notebook/tablet

Papír je papír (to vám potvrdí kde kdo), ale nejlepší je, když používáte něco, co máte k dispozici neustále. Takovou možnost nabízí online aplikace na internetu. A pokud mají k dispozici i aplikaci pro mobilní zařízení, je to ideální řešení, jak si poznamenávat všechny úkoly, abychom mohli být důslední (a to nejen k ostatním, ale i k sobě - kolikrát mi zadaný úkol vyřešil problém, že se "mi do toho prostě nechce" - jednou jsem si napsala, že to musím udělat, tak to udělám).

HiTask

HiTask byla má první volba, u které jsem zůstala přes rok. Vyhovovalo mi, že:

• má vlastní kalendář;
• mohu si denní úkoly rozprostřít do celé pracovní doby;
• úkoly mohu zadávat emailem nebo pomocí javascriptu;
• barevné třídění mi pomáhalo v rozlišení pracovních a soukromý úkolů.

Má aplikaci pro Android, ale v době, kdy jsem s HiTaskem pracovala, jsem ji nepotřebovala a nemohu ji proto hodnotit.

Proč jsem u tohoto řešení nezůstala?

• Omezení počtu vytvořených projektů (tuším, že 3) mě donutilo zaplatit si roční poplatek. Nicméně po roce jsem si předplatné prodloužila, ale účet mi byl stejně zrušen - prý platba nedošla. Takže já jsem byla o nějaké to euro chudší a účet mi byl zcela zablokován. Řešení jsme spolu s adminem aplikace hledali, ale nenašli.
• Začala jsem postrádat propojení s Google aplikacemi - především s kalendářem (je možné, že nyní je to už vylepšené, přes rok jsem v této aplikaci nebyla).

GQueues

GQueues jsou moje druhá (a zatím poslední) volba. Vyhovuje mi, že:

• úkoly mohu přidávat pomocí emailu, javascriptu, GoogleTalk;
• nemá omezení v počtu projektů, úkolů a podúkolů;
• barevné třídění je už pro mne nutností;
• umožňuje přihlášení se přes Google Apps;
• má aplikaci pro Android, takže mohu úkoly spravovat i pomocí mobilu.

Co je trochu problematické?

• Širší propojení s Google Kalendářem jde jen v placené verzi (umožňuje umístit úkol nejen ke konkrétnímu dni, ale i do určitého času - vše se pak zobrazí v kalendáři).
• Platit lze pouze přes Google Wallet (Peněženku). Jsem zvědavá, jestli nenarazím, až/pokud si budu předplatné prodlužovat.

Remember The Milk

Remember the Milk (RTM) - jedná se o velmi rozšířenou aplikaci, která má podporu na všech zařízeních.

Ale jak už to bývá, jsou tu i zádrhele:

• aplikace je opravdu jednoduchá, takže pokud jsem si zvykla na barvičky v GQueues, tak tady jsou k dispozici pouze tři - pomáhají označit důležitost úkolů;
• nelze vytvářet podúkoly (to byl asi největší problém, který jsem musela překonávat) - na blogu uživatelé doporučují vytvářet pomocí stejných nadpisů, které pak odlišíte po dvojtečce;
• mobilní aplikace je využitelná pouze v placené verzi - neplacená se synchronizuje jednou za 24 hodin, což prakticky znemožňuje kvalitně s úkoly pracovat v průběhu dne;
• přidávání úkolů pomocí javascriptu je velmi omezené - nelze přidávat URL adresu (která by byla právě v případě ukládání přes java asi nejpřínosnější), nelze přidávat anotace, resp. poznámky k úkolu (nadpis musí říct vše nebo po uložení musíte do aplikace a tam úkol doplnit).

Jak jsem z toho vybruslila?

Barvy jsem oželela, podúkoly nevytvářím. Základem jsou pro mne tagy. Naštěstí má RTM velmi kvalitní vyhledávání, takže (možná teď nebudu asi přesně dodržovat GTD podle pokynů) mám každý úkol označený jménem osoby, která s úkolem souvisí (ano, rezignovala jsem na doporučované třídění @online, @telefon apod.).

Jakmile tedy jednám s určitou osobou, ať už emailem nebo osobně, tak si vyhledám tag se jménem této osoby a mám pěkně vypsány všechny úkoly, které s ní souvisí. Pak už si jen případně rozkliknu poznámky toho kterého konkrétního úkolu a jsem v obraze.

Stejně postupuji v případě emailu - mohu se tak podívat, zda mám už úkol poznačený a případné aktualizace už provádím do poznámek zapsaného úkolu. 

Ano, vyžaduje to trochu víc kopírování, ale zatím jsem to lépe nevymyslela - a posílat si každou odpověď z emailu do úkolů mi nepřipadá přehledné.

Co tedy na aplikaci oceňuji?

• Vyhledávání je rychlé a přesné;
• samozřejmostí je posílání úkolů prostřednictvím emailu (stačí do skryté kopie zadat speciální email, který získáte při registraci);
• funguje šikovný script, který jsem používala už při GQueues a který vřele doporučuji (nemusíte emaily přeposílat, pokud zrovna nedopovídáte - prostě jen kliknete v Gmailu na hvězdičku a úkol se sám odešla do inboxu aplikace RTM);
• zkouším aplikaci Bionic Cow pro mobil (Android), která by mi měla umožnit pracovat s úkoly v mobilu i během dne (zatím spokojenost). 

Další aplikace, o kterých jsem uvažovala:

• Task Hammer - úkolníček pro mládež a hračičky (vyzkoušeno na mobilu Android) - vytvoříte si postavu a postupným plněním úkolů získáváte body, čímž své postavě zvyšujete level; prostě gamifikace s úkoly :)
• Google Úkoly/Tasks - jsou součástí Google Kalendáře i Gmailu, ale jsou příliš jednoduché a nešlo v nich vytvářel podúkoly (už to ale jde); navíc je k dispozici zajímavější náhled než jen malé okénko v Gmailu či GKalendáři;
• Toodledo - hodně mi připomnělo GQueues, ale bez barviček.

Seznamy dalších aplikací, které jsou k dispozici (a které jsem nezkoušela nebo si to už nepamatuju):

• http://www.freetech4teachers.com/2013/02/5-good-task-managements-services-for.html
• http://workawesome.com/productivity/10-online-to-do-list-manager-solutions-to-get-things-done/
• http://regulargeek.com/2011/07/25/13-free-gtd-online-tools-for-mac-windows-or-linux/

A jaké prostředky používáte vy, abyste byli k sobě i svému okolí důslední?

Předem děkuji za doplnění v komentářích.

GTD - odkazy

Metoda GTD (Getting Things Done) na webu MítVšeHotovo.cz

Metóda GTD alebo o tom, ako mať všetko hotové na webu blog.UPBOOK.SK včetně videozáznamu přednášky P. Máry o této metodě timemanagementu